Kuidas muuta eelarve Exceli failist juhtimisvahendiks?
Paljudes ettevõtetes tehakse eelarve valmis suure pingutusega. Müügiplaanid kogutakse kokku, kulud vaadatakse üle, investeeringud pannakse kirja, juhtkond kinnitab numbrid ja fail salvestatakse ära.
Mõne kuu pärast on tegelik elu juba eelarvest erinev.
Müük liigub teistmoodi. Kulud muutuvad. Mõni klient ostab vähem, mõni projekt nihkub edasi, mõni tootegrupp jääb plaanist maha. Juhtkond saab kõrvalekalletest sageli aru alles siis, kui kuu on lõppenud ja finantsaruanded valmis.
Probleem ei ole tavaliselt selles, et eelarve oleks halvasti koostatud. Probleem on selles, et eelarve ei ole seotud igapäevase juhtimisega.
Eelarve elab Excelis. Tegelik tulemus elab ERP-is. Forecast on eraldi failides. KPI-d on teises aruandes või inimeste peas. Kui need pildid ei ole koos, näeb juhtkond ettevõtte seisu liiga hilja ja liiga killustatult.
Mentosteeri veebiseminaris rääkisime just sellest: kuidas muuta eelarve staatilisest failist elavaks juhtimisraamistikuks, kasutades Excelit, Power BI-d ja ajakohaseid ERP andmeid. Seminari põhiloogika oli lihtne: planeerimine võib jääda Excelisse, aga juhtimine peab toimuma ühtses aruandlusmudelis.
Eelarve koostamine ei ole lõpp, vaid algus
Eelarvet käsitletakse sageli kui aasta alguse finantsülesannet. Tegelikult peaks eelarve olema juhtimise kokkulepe.
Hea eelarve ei vasta ainult küsimusele, kui palju käivet, kulusid või kasumit plaanitakse. Ta peab vastama ka küsimustele, kust tulemus tuleb, kes selle eest vastutab, milliste tegevustega see saavutatakse ja milliste mõõdikute järgi aasta jooksul aru saadakse, kas plaan töötab.
Eelarve tõlgib strateegia tegevusteks, mõõdikuteks ja vastutuseks.
Kui ettevõtte eesmärk on kasvada 15%, siis eelarve peab näitama, mille arvelt see kasv tuleb. Kas kasv tuleb uutest klientidest, olemasolevate klientide lisamüügist, hinnatõusust, uuest turust, tootlikkuse kasvust või paremast projektikasumlikkusest?
Kui see seos puudub, on eelarve lihtsalt numbrite tabel. Seda saab küll võrrelda tegeliku tulemusega, aga see ei aita piisavalt hästi juhtida.
Finants salvestab tagajärje
Võtame lihtsa näite. Ettevõte planeerib müügikasvuks 15%. Kolme kuu pärast on müük plaanist maas 8%. Tavalises aruandluses nähakse seda sageli alles kuu lõpus. Veel hiljem hakatakse uurima, miks kõrvalekalle tekkis.
Heas juhtimisvaates peaks juhtkond aga nägema varem, kas probleem on:
- väiksemas müügimahus,
- hinnasurves,
- madalamas marginaalis,
- kindlas kliendisegmendis,
- tootegrupis või
- müügitiimi tegevusmahus.
Kui näeme ainult käibenumbrit, näeme tagajärge. Kui näeme koos eelarvet, forecasti, tegelikku tulemust ja KPI-sid, hakkame nägema põhjust.
See on oluline vahe. Finantsaruanne ütleb, mis juhtus. Juhtimisvaade peab aitama aru saada, miks see juhtus ja mida tuleb edasi teha.
Budget, forecast ja actual ei ole sama asi
Eelarve juhtimisväärtus kasvab siis, kui eristame kolme vaadet.
Budget on kokkulepitud plaan. See on algne võrdlusalus, mida ei tohiks aasta jooksul lihtsalt üle kirjutada.
Forecast on ajakohane prognoos. See näitab tänast parimat teadmist selle kohta, kuhu aasta tegelikult liigub.
Actual on tegelik tulemus. See tuleb ERP-ist, raamatupidamisest, müügisüsteemist või andmelaost.
Kui need kolm vaadet on eraldi failides või eri aruannetes, on juhtimispilt paratamatult killustunud. Kui need on samas andmemudelis ja Power BI vaates kõrvuti, saab juhtkond võrrelda algset plaani, tänast prognoosi ja tegelikku tulemust samas loogikas.
Sellepärast on oluline mitte teha Excelist korraga eelarvevormi, andmebaasi, aruandlussüsteemi ja lõplikku tõeallikat. Excel on väga hea planeerimiseks. Power BI on parem juhtimiseks. ERP on tegeliku tulemuse allikas.
Miks Excelist ei pea loobuma
Paljud eelarvestamise arutelud lähevad kiiresti valesse kohta. Hakatakse küsima, kas Excel tuleks välja vahetada. Enamasti ei ole see esimene ega kõige olulisem küsimus.
Excel on eelarve sisestamiseks sageli täiesti mõistlik tööriist. Inimesed tunnevad seda. Seal on mugav kopeerida, muuta, kommenteerida ja arvutada. Probleem tekib siis, kui Excel jääb ainsaks kohaks, kus eelarve elab.
Parem lahendus on hoida Excel kasutajale tuttava planeerimistööriistana, kuid viia selle sisu kontrollitud andmemudelisse. Sealt saab eelarvet võrrelda ERP tegelike andmete, forecastide ja äriliste KPI-dega.
See ei pea algama suure süsteemivahetusega. Esimene versioon võib olla väga praktiline:
Exceli eelarvefail, ERP-ist tulevad tegelikud andmed ja Power BI aruanne, mis võrdleb neid samas struktuuris.
Kui see toimib, saab lisada forecasti versioonid, vastutajad, kommentaarid, kõrvalekallete analüüsi ja automaatsed hoiatused.
Hea juhtimisvaade näitab kõrvalekallet õigel ajal
Aruandlus ei tohiks olla lihtsalt ilusam finantstabel. Hea juhtimisvaade aitab õigel ajal otsustada.
Kui eelarve, forecast, tegelik tulemus ja KPI-d on ühes vaates, muutub juhtkonna arutelu konkreetsemaks.
Mitte ainult: „Miks tulemus halb on?“ , vaid:
- Milline segment kaldub kõrvale?
- Kas põhjus on mahus, hinnas, marginaalis või kuludes?
- Kas kõrvalekalle on ajutine või struktuurne?
- Kes peab reageerima?
- Millist otsust on vaja nüüd, mitte kvartali lõpus?
Selline aruandlus ei ole ainult raport. See on juhtimisraamistik.
Millest alustada?
Esimene samm ei pea olema arendusprojekt. Esimene samm võiks olla eelarve- ja aruandlusprotsessi kaardistus.
Selle käigus tuleks ausalt üle vaadata viis küsimust.
- Kuidas eelarvet täna koostatakse?
- Kus hoitakse forecasti?
- Kuidas tegelikud ERP andmed aruandesse jõuavad?
- Millised kõrvalekalded jõuavad juhtkonnani liiga hilja?
- Milline võiks olla esimene Power BI juhtimisvaade?
Need küsimused aitavad aru saada, kas probleem on eelarve struktuuris, andmete liikumises, mõõdikute puudumises, aruandluse hilinemises või selles, et juhtimisprotsess ei kasuta olemasolevat infot.
Eelarve väärtus tekib aasta jooksul
Eelarve väärtus ei teki ainult selle koostamisel. Väärtus tekib siis, kui eelarve aitab aasta jooksul õigel ajal otsustada.
Ettevõtted ei vaja tingimata keerulisemat eelarvet. Nad vajavad paremat seost eelarve, tegeliku tulemuse, forecasti, KPI-de ja juhtimisotsuste vahel.
Ja see ongi eesmärk: mitte ilusam aruanne, vaid parem juhtimine.